Tipps Zum Veranstalten Eines Effektiven Skype For Business-meetings

Tipps Zum Veranstalten Eines Effektiven Skype For Business-meetings

Das Internet macht es Unternehmen heute einfacher denn je, mit Menschen auf der ganzen Welt in Kontakt zu treten. Dies eröffnet zwar viele neue Wege und Möglichkeiten, kann jedoch die Kommunikation teuer machen, wenn Sie regelmäßig zu persönlichen Besprechungen reisen oder sich auf E-Mails verlassen.

Ganz gleich, ob Sie mit Remote-Mitarbeitern, internationalen Kunden oder Lieferanten im ganzen Land sprechen müssen, Skype ist das Werkzeug für die Geschäftskommunikation, mit dem die Dinge einfach und persönlich bleiben und gleichzeitig allen Parteien Zeit und Geld gespart werden kann.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Geschäftsmeeting über Skype liegt einfach darin, vorbereitet zu sein. Obwohl Sie sich nicht auf jedes technische Problem vorbereiten können, gibt es viele Möglichkeiten, sich darauf vorzubereiten, Störungen zu vermeiden und Ihre Teilnehmer zu beschäftigen. Hier sind unsere wichtigsten Tipps:

Vorbereitung vor dem Meeting

Erstellen Sie eine Gruppenliste mit jeder Skype-ID

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die richtige Skype-ID für alle Teilnehmer des virtuellen Meetings haben, und fügen Sie sie zu einer neuen Gruppenliste hinzu. So können Sie tagsüber schnell und einfach alle gleichzeitig anrufen.

Geben Sie deutlich an, wer wen anruft

Um Verwirrung zu vermeiden, machen Sie in Ihrer Besprechungseinladung deutlich, dass Sie alle anrufen werden, um zu vermeiden, dass zu Beginn der Besprechung mehrere Anrufe eingehen.

Definieren Sie die Start- und Endzeiten (und berücksichtigen Sie die Zeitzonen)

Berücksichtigen Sie den Zeitpunkt Ihres Meetings sorgfältig, wenn Sie Personen aus verschiedenen Zeitzonen einbeziehen. Legen Sie eine Start- und Endzeit für das Meeting fest, von der Sie wissen, dass Sie sie realistisch einhalten können.

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Erstellen und verteilen Sie eine Agenda

Um ein stereotypes „unnötiges“ Meeting zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung erstellen und diese zusammen mit der Einladung verteilen, damit alle Zeit haben, über die diskutierten Punkte nachzudenken. Es ist eine großartige Idee, zu versuchen, jeden auf der Tagesordnung einzubeziehen, um die Leute wachsam und engagiert zu halten.

Sei früh da

Wenn Sie früh online sind, haben Sie Zeit, alle Probleme zu beheben, die Sie oder andere Teilnehmer mit Mikrofonen, Wi-Fi-Verbindungen oder Webcams vor der Startzeit haben, um keine wertvolle Zeit mit der Konfiguration zu verschwenden.

Während der Besprechung

Verwenden Sie Video, wenn möglich

Obwohl es nicht immer für jeden möglich ist, Videos zu verwenden, ist es eine gute Sache, sie wann immer möglich zu ermutigen. Es ist viel einfacher, Ihre Meeting-Teilnehmer bei der Stange zu halten, wenn sich alle sehen können. Das macht nicht nur die Erfahrung persönlicher, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Leute Ablenkungen nachgeben.

Ablenkungen ausschalten

Wenn es um Ablenkungen geht, achten Sie darauf, mögliche Ablenkungen zu minimieren, indem Sie einen ruhigen Raum wählen, um sich in das Meeting einzuwählen und Ihre E-Mails für die Dauer der Sitzung zu schließen. Es gibt nichts Ablenkenderes als eine faszinierende E-Mail, die am unteren Bildschirmrand angezeigt wird, wenn Sie sich mitten in einem Satz befinden.

Entscheiden Sie sich für Aktionen für den Anruf

Um zu verhindern, dass aus Ihrem Meeting viel Gerede und wenig Aktion werden, sollten Sie sich Zeit lassen, um zu entscheiden, welche Maßnahmen als Ergebnis des Meetings ergriffen werden. Sobald die Maßnahmen beschlossen wurden, können Sie besprechen, wer für jede von ihnen verantwortlich ist und wann sie vernünftigerweise abgeschlossen werden kann.

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Verteilen Sie Notizen und vereinbarte Aktionen

Um das Ganze zusammenzufassen und der Übersichtlichkeit halber, ist es hilfreich, eine Kopie des Sitzungsprotokolls und der vereinbarten Maßnahmen an alle Teilnehmer zu senden.

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